Inleidende brief fusievoorstel

Beste leden, ouders van leden, …

We hebben het al bijna 2 jaar over een fusie van KAV Holland en AV Haarlem. We hebben als bestuur het mandaat van jullie gekregen om daar een voorstel voor te maken. Dat is nu zover.

De fusie-commissie heeft in opdracht van het bestuur en in nauwe samenwerking met de klankbordgroep een solide voorstel gemaakt. Op onze website staan een aantal documenten (7) die tezamen het voorstel voor een fusie inhouden. Het voorstel is vanaf 23 juni openbaar en leden kunnen feedback op de teksten geven. Dat kan t/m 15 juli. Hierna zal de fusie-commissie samen met de klankbordgroep de reacties verwerken en een definitief voorstel produceren. Dit voorstel is de basis voor de Bijzondere Ledenvergadering die beide verenigingen zullen houden. Hierin zal worden gestemd over het voorstel tot fusie. De datum wordt later bepaald.

We begrijpen dat het heel veel tekst is en wellicht vragen oproept. We hebben daarom een vragenavond gepland op vrijdag 5 juli om 20.00 uur op onze eigen atletiekbaan. Dat is inclusief een borrel en wellicht nog een sportieve activiteit. Tevens is er de mogelijkheid om de vorderingen op onze nieuwe baan te zien.

De documenten

De 7 documenten staan op de websites opgeslagen als PDF. Alle documenten zijn formeel voor de fusie en hebben een onderlinge samenhang. Je hoeft ze echter niet allemaal te lezen om voor jezelf te besluiten.

1. Fusievoorstel Hoofddocument V2.0    
   Alle voorstellen (18 stuks) en de juridische procedure
2. Fusievoorstel Bijlagen V2.0     
   Als je meer wilt lezen over de voorstellen, een aantal tabellen ter verdieping en nog wat info
3. “Management Summary”
   Overzicht van de fusie op 1 A4’tje. Voor de lezer die snel wil beslissen.
4. Financieel overzicht      
   overzicht van de laatste jaren, begroting en tegoeden, bijlage bij Voorstel 7
5. Nieuwe statuten
   de formele regels in de vereniging, nodig voor de fusie bij de notaris, bijlage bij Voorstel 9.   
6. Stichtingsvoorstel
   Voorstel hoe verder te gaan met onze gezamenlijke stichting, bijlage bij Voorstel 15.
7. FAQ versie 4     
   nieuwe versie van “veel gestelde vragen” nav. de info-weken in mei

NB het is niet de bedoeling om de PDF’s aan te passen.

Procedure van feedback en afronding

We geven alle leden de mogelijkheid om binnen 3,5 week (t/m 15 juli) te reageren op de voorstellen. De procedure is als volgt:

1. Stuur een e-mail met je reactie naar bert.boesten@avhaarlem.nl
2. Geef aan of het een vraag, een tekstuele suggestie of een inhoudelijke suggestie is.
3. Zet daarin je naam, het document met bladzijdenummer en je vraag of reactie.
4. Op 16 juli worden alle reacties gerubriceerd. Tekstuele reacties worden snel overgenomen. Voor de vragen en inhoudelijke suggesties zullen we op 17 juli met de klankbordgroep overleggen wat we wel of niet zullen overnemen en wat de reactie is. We passen het voorstel dan eventueel nog aan.
5. De besturen beslissen uiteindelijk over de definitieve versie V3.0.
6. Het definitieve voorstel wordt gepubliceerd inclusief wat we met de reacties van de leden hebben gedaan.
7. Hierna gaat het voorstel naar de notaris en kunnen de besturen de Bijzondere Ledenvergaderingen uitschrijven.

NB: om de reacties goed te kunnen verwerken verzoeken we jullie om het uitsluitend per mail (zoals hierboven beschreven) te doen.

Veel succes met lezen,

Besturen  AV Haarlem en KAV Holland